Externe Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheitsbeauftragte Franziska Luther, M.A. phil.
Unternehmensdatenschutz ist vor allem Selbstschutz
Externe Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheitsbeauftragte
Jedes einzelne Unternehmen ist verpflichtet, die DS-GVO einzuhalten und dies auch jederzeit lückenlos nachweisen zu können. Jeder Unternehmens- bzw. Geschäftsinhaber unterliegt einer sogenannten Rechenschaftspflicht. Um dieser Verpflichtung (besonders im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde oder im Falle eines Auskunftsersuchens durch einen Kunden) nachkommen zu können, ist neben einer wirksamen Datenschutz-Organisation vor allem die Etablierung entsprechender Dokumentations-Prozesse notwendig.
Grundlage für die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen bzw. im Verein sollte eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung zwischen dem Auftraggeber und dem Datenschutzbeauftragten sein.
Dabei ist es wichtig, dass frei über Datenschutzbedenken, Herausforderungen oder Fragen gesprochen werden kann und dass der Datenschutzbeauftragte diese professionell und vertraulich behandelt.
Wie kann ich Ihnen helfen?
Als erfahrene Datenschutzbeauftragte stehe ich Ihnen zur Seite und helfe Ihnen dabei, Ihr Unternehmen durch den komplexen Dschungel des Datenschutzes und der Datensicherheit zu navigieren.
Individuelle Lösungen
Ich verstehe, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse hat. Meine Beratungsdienstleistungen werden maßgeschneidert, um Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen zu können.
Risikobewertung und -management
Ich helfe Ihnen bei der Identifizierung von Datenschutzrisiken und erarbeite Strategien zur Risikominimierung, um Sie und Ihr Unternehmen zu schützen.
Fortlaufende Unterstützung
Datenschutz ist keine einmalige Aufgabe sondern ein fortlaufender Prozess. Ich biete eine kontinuierliche, verlässliche Unterstützung und stelle sicher, dass Ihr Datenschutzmanagement immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Externer Datenschutz und Beratung für Unternehmen und Vereine
Ein einziges Auskunftsersuchen reicht…
Die Risiken bei nicht-Beachtung der DS-GVO sind erschreckend groß. Ein einziges Auskunftsersuchen durch einen unzufriedenen Kunden oder einen unzufriedenen ehemaligen Mitarbeiter kann für ein Unternehmen (oder einen Verein) unter Umständen desaströse Folgen haben.
Achtung! Die DSGVO ermächtigt Kunden und Mitarbeiter!
Ernsthafte Probleme können zum Beispiel dann entstehen, wenn unzufriedene Kunden merken, dass für die Chefetage des jeweiligen Unternehmens das Thema Datenschutz zweitrangiger Natur ist. Vor allem Mitarbeiter kennen die Ansichten der Firmenleitung bezüglich der betrieblichen Datenschutzumsetzung mitunter sehr gut – für sie wäre es ein Leichtes, nach Verlassen des Unternehmens datenschutzrechtlich gegen den ehemaligen Arbeitgeber vorzugehen – eine einzige E-Mail mit Bitte um eine umfassende Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten reicht hier unter Umständen bereits aus. Die Einhaltung der DS-GVO bedeutet also vor allem Selbstschutz.
Steht erst einmal ein Auskunftsersuchen oder eine Prüfung durch die Datenschutzaufsichtsbehörde vor der Tür, sind die betrieblichen Ressourcen für gewöhnlich schneller aufgebraucht als einem lieb ist. Es gilt, derartige Gefahren abzuwenden und sein Business so gut wie nur möglich zu schützen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Geografische Unabhängigkeit
Unternehmen können über verschiedene Standorte und sogar Länder verteilt sein. In solchen Fällen wäre es unpraktisch und kostspielig, einen Datenschutzbeauftragten für jeden Standort vor Ort zu haben.
Durch eine externe Betreuung lässt sich unabhängig von der jeweiligen geografischen Verteilung rund um die Uhr auf die für Sie notwendige Datenschutzberatung zugreifen. Dies ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Arbeitszeiten und eine optimale Nutzung von Ressourcen.
Effiziente Zusammenarbeit
Es gibt Situationen, in denen eine physische Präsenz vor Ort erforderlich oder hilfreich sein kann. Diese Vor-Ort-Präsenz ist jedoch nicht kontinuierlich erforderlich und kann individuell vereinbart werden.
Die Zusammenarbeit kann zudem durch den Einsatz von Online-Tools und die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle erfolgen, wie z.B. E-Mail, Telefon, Videokonferenzen oder sichere Datenübertragungen. Dies spart Zeit und Kosten, insbesondere wenn der Auftraggeber sich an einem anderen Standort befindet.
Zeitliche Flexibilität
Jegliche Kommunikation wie auch Termine vor Ort können zu vereinbarten Zeiten stattfinden, die für beide Parteien geeignet sind. Dies bietet Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und Verfügbarkeit, da sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber, Zeitressourcen optimal nutzen kann und dennoch eine effektive und zielorientierte Zusammenarbeit gewährleistet ist.
Ob auf Abruf oder für eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Monat – der Auftraggeber kontrolliert dabei die Kosten und genießt dennoch die Vorteile einer professionellen externen Datenschutzberatung.
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit als Grundlage zu einem gelebten Datenschutz im Unternehmen
Offene Kommunikation
Eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung schafft ein Umfeld für eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und externem Datenschutzbeauftragten.
Das Unternehmen (bzw. der Verein) muss frei über Datenschutzbedenken, Herausforderungen oder Fragen sprechen können und erwarten dürfen, dass der Datenschutzbeauftragte diese professionell und vertraulich behandelt. Eine solche Zusammenarbeit erleichtert den Austausch von Informationen, die Implementierung von Datenschutzmaßnahmen und die Abstimmung von Datenschutzstrategien.
Vertraulichkeit und Sensibilität
Der externe Datenschutzbeauftragte hat die Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen und personenbezogenen Daten zu wahren und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um den Schutz der Informationen zu gewährleisten.
Der Auftraggeber muss darauf vertrauen können, dass der Datenschutzbeauftragte angemessene Maßnahmen empfehlen kann, um Datenschutzverletzungen zu verhindern und die Privatsphäre der betroffenen Personen zu schützen.
Fachwissen und Expertise
Ein externer Datenschutzbeauftragter hat spezialisiertes Fachwissen und umfassende Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit mitzubringen. Unternehmen müssen sich auf die Erfahrung des Datenschutzbeauftragten und somit auf die Vermittlung aktueller Datenschutzbestimmungen vollends verlassen können, um fundierte Empfehlungen zu erhalten und demgemäß sicherstellen zu können, dass der Datenschutz nach aktuellen Standards umgesetzt wird.
Unabhängigkeit und Objektivität
Ein externer Datenschutzbeauftragter sollte unabhängig und objektiv agieren. Dementsprechend sollte sichergestellt sein, dass der Datenschutzbeauftragte frei von Einflussnahme von internen Interessen oder politischen Agenda handeln kann. Die Unabhängigkeit als “externer” Dienstleister ermöglicht es ihm, seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einem neutralen und objektiven Rahmen wahrzunehmen.
Kontinuität und Verfügbarkeit
Eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mit einem externen Datenschutzbeauftragten schafft Kontinuität und Verfügbarkeit in Bezug auf den Datenschutz. Der externe Datenschutzbeauftragte ist in der Regel langfristig für Unternehmen tätig und kann auch bei Personalwechsel oder anderweitigen Änderungen innerhalb der Organisation eine kontinuierliche Beratung und Unterstützung bieten.
Gelebter Datenschutz
Eine gute und von Vertrauen geprägte Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten sollte an erster Stelle stehen, da sie die Grundlage für eine effektive Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen bildet. Sie fördert eine offene Kommunikation und gewährleistet die Vertraulichkeit und den Schutz sensibler Informationen.
Unternehmen können auf diese Weise den datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden und das Vertrauen ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner in Bezug auf den Datenschutz aufrechterhalten.
Extern oder Intern? Ein Vergleich Externer Datenschutzbeauftragter vs. interner Datenschutzbeauftragter
Kostenersparnis
Einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen kann kostengünstiger sein als einen internen Datenschutzbeauftragten zu beschäftigen. Ein interner DSB erfordert regelmäßige Schulungen, Fortbildungen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung seiner Fähigkeiten, um auf dem neuesten Stand des Datenschutzrechtes zu bleiben. Dies geht mit hohen Zeitaufwendungen und Kosten für den Arbeitgeber einher. Externe Datenschutzbeauftragte wiederum kommen für die regelmäßige Teilnahme an Fortbildungen und eine stete Erweiterung ihres Fachwissens selbst auf.
Fachwissen und Expertise
Externe Datenschutzbeauftragte haben oft ein breites Fachwissen, da der Bereich Datenschutz und Datensicherheit ihre Kerntätigkeit ist. Dadurch sind sie auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze und -praktiken und verfügen über spezialisiertes Know-How. Im Gegensatz dazu kann ein interner Datenschutzbeauftragter möglicherweise nicht über das gleiche Maß an Fachwissen verfügen, insbesondere wenn Datenschutz nicht sein primärer Verantwortungsbereich ist.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren, da sie ihre Ressourcen je nach Anforderungen skalieren können und in der Lage sind, die richtige Unterstützung zur richtigen Zeit zu bieten. Im Gegensatz dazu stehen einem internen Datenschutzbeauftragten möglicherweise nur begrenzte Zeitfenster und Ressourcen zur Verfügung, wodurch es schwer sein kann, mit plötzlichen Anforderungen oder einem wachsenden Arbeitsumfang Schritt zu halten.
Unabhängigkeit und Neutralität
Externe Datenschutzbeauftragte agieren eher unabhängig und neutral, da sie nicht in die internen Prozesse oder Hierarchien des Unternehmens involviert sind. Dies stellt ein gewisses Maß an Objektivität und Unparteilichkeit sicher. Dadurch können die Datenschutzbelange des jeweiligen Unternehmens neutral bewertet und effektive Empfehlungen ausgesprochen werden.
Kostenersparnis • Flexibilität • Skalierbarkeit • Unabhängigkeit
Als externe Datenschutzbeauftragte arbeite ich mit einer Vielzahl von Unternehmen, Rechtsanwälten, Vereinen und anderen Organisationen zusammen und habe dadurch Zugang zu einem breiten Netzwerk von Fachleuten und Experten.
Auf diese Weise kann ich bewährte Verfahren und Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Organisationen in meine täglich Arbeit einfließen lassen, was zu einer erweiterten Perspektive und einem reichhaltigen Erfahrungsschatz führt.
Ein interner Datenschutzbeauftragter kann unter Umständen nicht auf ein solch umfassendes Netzwerk zugreifen.
Die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann eine attraktive Option für Unternehmen und Vereine sein – insbesondere für solche, die über begrenzte interne Ressourcen oder spezielle Anforderungen verfügen.
Darüber hinaus stellt eine Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten ein hohes Maß an Fachwissen, Unabhängigkeit und Flexibilität sicher, um den Anforderungen der DS-GVO und aller weiteren datenschutzrechtlichen Vorgaben umfänglich gerecht zu werden.
Mitgliedschaften
Mitglied in der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V.
Die
Mitglied im Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e.V.
Der
Die Pflicht des externen Datenschutzbeauftragten zur regelmäßigen Weiterbildung
Datenschutzbeauftragte sind nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO zu regelmäßigen Fortbildungen verpflichtet, um ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten, mit neuen Herausforderungen Schritt zu halten und ihre Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz und Datensicherheit entsprechend zu erweitern.
Die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen im Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit unterliegen einem ständigen Wandel. Durch technologische Weiterentwicklungen und dem fortwährenden Einsatz neuer Datenverarbeitungsmethoden entstehen immer wieder neue Datenschutzherausforderungen. Demnach ist nur durch eine kontinuierliche Weiterbildung sichergestellt, dass Datenschutzbeauftragte ihre Rolle effektiv ausfüllen und den Schutz personenbezogener Daten beim jeweiligen Auftraggeber gewährleisten können.
Warum Datenschutz und Datensicherheit einem ständigen Wandel unterliegen
Datenschutzmaßnahmen müssen kontinuierlich überprüft, angepasst und verbessert werden, um den aktuellen technologischen, rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen gerecht werden zu können. Mit dem Fortschreiten der Technologie entstehen ständig neue Möglichkeiten zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.
Ob künstliche Intelligenz, Internet of Things (IoT) oder Big Data Analytics – personenbezogene Daten lassen sich auf zunehmend andersartige Weise verarbeiten. Ein proaktiver Ansatz und eine laufende Überwachung der Entwicklungen sind demnach unabdingbar, um die personenbezogenen Daten betroffener Personen angemessen zu schützen.
Neue Gerichtsentscheidungen und Rechtsprechung haben einen erheblichen Einfluss auf den Datenschutz und die Art und Weise, wie Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.
Daher müssen Datenschutzpraktiken regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen zu entsprechen.
Des Weiteren zeigen neue Arten von Bedrohungen und Angriffen auf die Cyber-Security Schwachstellen in den Datenschutzmaßnahmen auf. Um mit diesen Entwicklungen Schritt halten zu können, gilt es, den Datenschutz im Unternehmen (oder im Verein) regelmäßig zu überprüfen und entsprechend zu aktualisieren, um aktuell angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Auch Veränderungen in den Geschäftsmodellen- und strukturen, wie zum Beispiel der Übergang zu Cloud-Diensten, Outsourcing oder der verstärkte Einsatz von Drittanbietern, haben Auswirkungen auf den Datenschutz. Hier gilt es, angemessene Datenschutzvereinbarungen mit den jeweiligen Partnern und Dienstleistern zu treffen und den entsprechenden Kontrollpflichten nachzukommen.