Datenschutzaudit für Unternehmen und Vereine
Datenschutz-Bestandsaufnahme (Datenschutzaudit)
Bestandsaufnahme der unternehmensinternen Datenschutz-Situation
Ein Datenschutzaudit ist ein strukturierter Prozess in Form einer umfangreichen Bestandsaufnahme der unternehmensinternen Datenschutz-Situation zur Feststellung und Bewertung vorhandener Datenschutzstandards und ergriffener Datensicherheitsmaßnahmen.
In Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber wird der Umfang des Audits vorab definiert. Dies umfasst zu überprüfende Bereiche, wie Datenverarbeitungsaktivitäten, Datenschutzrichtlinien und -verfahren, technische und organisatorische Maßnahmen und Drittanbieterverträge.
Begehung
Im Verlaufe des Datenschutzaudits werden anhand von Fragen, Gesprächen und Dokumentenprüfungen jegliche Schwachstellen und Bereiche, in welchen das Unternehmen nicht den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht, identifiziert.
Ein wichtiger Bestandteil eines jeden Datenschutzaudits ist die Begehung. Die Begehung bezieht sich auf einen physischen Rundgang durch die Räumlichkeiten und eine Inaugenscheinnahme der IT-Infrastruktur des Unternehmens.
Erstellung eines Audit-Berichtes
Im Anschluss an das Datenschutzaudit erfolgt die Erstellung eines Audit-Berichtes, welcher in Form eines Ergebnis- und Maßnahmen-Protokolls alle während der Bestandsaufnahme erhobenen Daten und Informationen entsprechend dokumentiert und priorisiert.
Das Ergebnis- und Maßnahmen-Protokoll enthält die identifizierten Schwachstellen und Empfehlungen dazu, wie das Unternehmen seinen Datenschutz verbessern kann. Dies können technische, organisatorische oder zum Beispiel auch rechtliche Maßnahmen sein. Es dient also als Leitfaden für das Unternehmen, um alle notwendigen Veränderungen zu verstehen und veranlassen zu können.
Nach Erstellung der Ergebnis- und Maßnahmen-Protokolls geht es an die Umsetzungsplanung, um die identifizierten Schwachstellen zu beheben.
Unternehmensdatenschutz
Investition in Selbstschutz und loyale Geschäftsbeziehungen
Datenschutzaudits sind ein optimales Werkzeug, um potenziellen rechtlichen und finanziellen Risiken sowie schwerwiegenden Reputationsschäden aktiv vorzubeugen und somit das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner in die qualitativen Maßstäbe eines Unternehmens langfristig zu stärken.
Beispiele für zu überprüfende Bereiche während eines Datenschutzaudits
Arbeitsplatzorganisation
Die Organisation der Arbeitsplätze sowie auch die Gewährleistung, dass personenbezogene Daten unbefugten Personen unzugänglich sind. Dies kann beispielsweise die Sichtbarkeit von Bildschirmen oder die Lagerung von sensiblen Unterlagen betreffen.
Dokumenten- und Datenträgervernichtung
Die korrekte Vernichtung von Dokumenten- und Datenträgern ist eingehend zu prüfen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten am Ende ihres Lebenszyklus ordnungsgemäß gelöscht bzw. vernichtet werden.
Datenschutzrichtlinien und Schulungen
Es wird überprüft, ob alle notwendigen Datenschutzrichtlinien bestehen und ob Beschäftigte über diese entsprechend informiert sind. Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Durchführung von Datenschutzschulungen für alle Personen, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind.
Physische Sicherheit
Die Räumlichkeiten des Unternehmens sind auf alle bislang ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen hin, welche den Schutz von papierbasierten und physischen Datenträgern gewährleisten sollen, zu überprüfen. Dies können z.B. Zugangskontrollen, Zugriffskontrolle, Überwachungssysteme, Alarmanlagen und Sicherheitsschränke sein.
IT-Infrastruktur
Die IT-Systeme und Netzwerke des Unternehmens werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie angemessen gegen Cyberbedrohungen geschützt sind. Dies kann die Überprüfung von Firewalls, Antivirensoftware, Verschlüsselungsmethoden und anderen Sicherheitsmechanismen umfassen.
