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Externer DSB

Externe Daten­schutz­be­auf­tragte Franziska Luther, M.A. phil.

Datenschutz ist vor allem Selbst­schutz

Externe Datenschutz­be­auf­tragte und Compliance Consultant

Jedes einzelne Unternehmen ist verpflichtet, die DS-GVO einzuhalten und dies auch jederzeit lückenlos nachweisen zu können. Jeder Unternehmens- bzw. Geschäfts­­­inhaber unterliegt einer sogenannten Rechen­schafts­pflicht. Um dieser Verpflichtung (besonders im Falle einer Prüfung durch die Aufsichts­behörde oder im Falle eines Auskunft­s­er­­suchens durch einen Kunden) nachkommen zu können, ist neben einer wirksamen Datenschutz-Organi­sation vor allem die Etablierung entspre­chender Dokumen­tations-Prozesse notwendig.

Grundlage für die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen bzw. im Verein sollte eine vertrau­ensvolle Geschäfts­be­ziehung zwischen dem Auftraggeber und dem Datenschutz­be­auf­tragten sein.

Dabei ist es wichtig, dass frei über Datenschutz­be­denken, Heraus­for­de­rungen oder Fragen gesprochen werden kann und dass der Datenschutz­be­auf­tragte diese profes­sionell und vertraulich behandelt.

Wie kann ich Ihnen helfen?

Als erfahrene Datenschutz­be­auf­tragte stehe ich Ihnen zur Seite und helfe Ihnen dabei, Ihr Unternehmen durch den komplexen Dschungel des Datenschutzes zu navigieren.

Indivi­duelle Lösungen

Risikomanagement

Ich verstehe, dass jedes Unter­­nehmen unter­­schie­d­liche Bedürf­nisse hat. Meine Beratungs­­­dienst­leis­tungen werden maßge­schneidert, um Ihre spezi­­fi­schen Anfor­­de­rungen erfüllen zu können.

Risiko­be­wertung und -management

Risikobewertung

Ich helfe Ihnen bei der Identi­­fi­­zierung von Daten­­schutz­ri­siken und erarbeite Strategien zur Risiko­mi­­ni­­mierung, um Sie und Ihr Unter­­nehmen zu schützen.

Fortlau­fende Unter­stützung

Datenschutzunterstützung

Daten­­schutz ist keine einmalige Aufgabe sondern ein fortlau­­fender Prozess. Ich biete eine konti­­nu­ier­liche, verläss­liche Unter­­stützung und stelle sicher, dass Ihr Daten­­schutz­­ma­na­­gement immer auf dem neuesten Stand bleibt.

Externer Datenschutz und Beratung für Unternehmen und Vereine



Ein einziges Auskunft­s­er­suchen reicht…

Die Risiken bei nicht-Beachtung der DS-GVO sind erschreckend groß. Ein einziges Auskunft­s­er­suchen durch einen unzufriedenen Kunden oder einen unzufriedenen ehemaligen Mitarbeiter kann für ein Unternehmen (oder einen Verein) unter Umständen desaströse Folgen haben.

Achtung! Die DSGVO ermächtigt Kunden und Mitarbeiter!

Ernsthafte Probleme können zum Beispiel dann entstehen, wenn unzufriedene Kunden merken, dass für die Chefetage des jeweiligen Unternehmens das Thema Datenschutz zweitrangiger Natur ist. Vor allem Mitarbeiter kennen die Ansichten der Firmen­­leitung bezüglich der betrieb­lichen Datenschutz­um­­setzung mitunter sehr gut – für sie wäre es ein Leichtes, nach Verlassen des Unternehmens datenschutz­rechtlich gegen den ehemaligen Arbeitgeber vorzugehen – eine einzige E-Mail mit Bitte um eine umfassende Auskunft über die Verarbeitung personen­be­zogener Daten reicht hier unter Umständen bereits aus. Die Einhaltung der DS-GVO bedeutet also vor allem Selbst­schutz.

Steht erst einmal ein Auskunft­s­er­suchen oder eine Prüfung durch die Datenschutz­auf­sichts­behörde vor der Tür, sind die betrieb­lichen Ressourcen für gewöhnlich schneller aufgebraucht als einem lieb ist. Es gilt, derartige Gefahren abzuwenden und sein Business so gut wie nur möglich zu schützen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Geografische Unabhängigkeit

Unternehmensstandorte

Unternehmen können über verschiedene Standorte und sogar Länder verteilt sein. In solchen Fällen wäre es unpraktisch und kostspielig, einen Datenschutz­be­auf­tragten für jeden Standort vor Ort zu haben.

Durch eine externe Betreuung lässt sich unabhängig von der jeweiligen geogra­fischen Verteilung rund um die Uhr auf die für Sie notwendige Datenschutz­be­ratung zugreifen. Dies ermöglicht eine bessere Verein­barkeit von Arbeits­zeiten und eine optimale Nutzung von Ressourcen.

Effiziente Zusammenarbeit

Zusammenarbeit im Datenschutz

Es gibt Situationen, in denen eine physische Präsenz vor Ort erforderlich oder hilfreich sein kann. Diese Vor-Ort-Präsenz ist jedoch nicht kontinu­ierlich erforderlich und kann individuell vereinbart werden.

Die Zusamme­n­arbeit kann zudem durch den Einsatz von Online-Tools und die Nutzung verschiedener Kommuni­ka­ti­ons­kanäle erfolgen, wie z.B. E-Mail, Telefon, Videokon­fe­renzen oder sichere Datenüber­tra­gungen. Dies spart Zeit und Kosten, insbesondere wenn der Auftraggeber sich an einem anderen Standort befindet.

Zeitliche Flexibilität

Zeitliche Flexibilität im Datenschutz

Jegliche Kommuni­kation wie auch Termine vor Ort können zu verein­barten Zeiten stattfinden, die für beide Parteien geeignet sind. Dies bietet Flexibilität in Bezug auf Arbeits­zeiten und Verfüg­barkeit, da sowohl der Auftrag­nehmer als auch der Auftraggeber, Zeitres­sourcen optimal nutzen kann und dennoch eine effektive und zielori­en­tierte Zusamme­n­arbeit gewähr­leistet ist.

Ob auf Abruf oder für eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Monat – der Auftraggeber kontrolliert dabei die Kosten und genießt dennoch die Vorteile einer profes­si­o­nellen externen Datenschutz­be­ratung.

Eine vertrau­ensvolle Zusamme­n­arbeit als Grundlage zu einem gelebten Datenschutz im Unternehmen

Offene Kommuni­kation

Eine vertrau­ensvolle Geschäfts­be­ziehung schafft ein Umfeld für eine offene Kommuni­kation und Zusamme­n­arbeit zwischen Auftraggeber und externem Datenschutz­be­auf­tragten.

Das Unternehmen (bzw. der Verein) muss frei über Datenschutz­be­denken, Heraus­for­de­rungen oder Fragen sprechen können und erwarten dürfen, dass der Datenschutz­be­auf­tragte diese profes­sionell und vertraulich behandelt. Eine solche Zusamme­n­arbeit erleichtert den Austausch von Informa­tionen, die Implemen­tierung von Datenschutz­maß­nahmen und die Abstimmung von Datenschutz­stra­tegien.

Vertrau­lichkeit und Sensibilität

Der externe Datenschutz­be­auf­tragte hat die Vertrau­lichkeit beim Umgang mit sensiblen Informa­tionen und personen­be­zogenen Daten zu wahren und angemessene Sicher­heits­maß­nahmen zu ergreifen, um den Schutz der Informa­tionen zu gewähr­leisten.

Der Auftraggeber muss darauf vertrauen können, dass der Datenschutz­be­auf­tragte angemessene Maßnahmen empfehlen kann, um Datenschutz­ver­let­zungen zu verhindern und die Privat­sphäre der betroffenen Personen zu schützen.

Fachwissen und Expertise

Ein externer Datenschutz­be­auf­tragter hat spezia­li­siertes Fachwissen und umfassende Expertise im Bereich Datenschutz und Datensi­cherheit mitzubringen. Unternehmen müssen sich auf die Erfahrung des Datenschutz­be­auf­tragten und somit auf die Vermittlung aktueller Datenschutz­be­stim­mungen vollends verlassen können, um fundierte Empfeh­lungen zu erhalten und demgemäß sicher­stellen zu können, dass der Datenschutz nach aktuellen Standards umgesetzt wird.

Unabhän­gigkeit und Objektivität

Ein externer Datenschutz­be­auf­tragter sollte unabhängig und objektiv agieren. Dement­sprechend sollte sicher­ge­stellt sein, dass der Datenschutz­be­auf­tragte frei von Einflussnahme von internen Interessen oder politischen Agenda handeln kann. Die Unabhän­gigkeit als “externer” Dienst­leister ermöglicht es ihm, seine Aufgaben und Verant­wort­lich­keiten in einem neutralen und objektiven Rahmen wahrzu­nehmen.

Kontinuität und Verfüg­barkeit

Eine vertrau­ensvolle Geschäfts­be­ziehung mit einem externen Datenschutz­be­auf­tragten schafft Kontinuität und Verfüg­barkeit in Bezug auf den Datenschutz. Der externe Datenschutz­be­auf­tragte ist in der Regel langfristig für Unternehmen tätig und kann auch bei Personal­wechsel oder anderweitigen Änderungen innerhalb der Organi­sation eine kontinu­ierliche Beratung und Unterstützung bieten.


Gelebter Datenschutz


Zusammenarbeit

Eine gute und von Vertrauen geprägte Zusamme­n­arbeit mit dem Datenschutz­be­auf­tragten sollte an erster Stelle stehen, da sie die Grundlage für eine effektive Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen bildet. Sie fördert eine offene Kommuni­kation und gewähr­leistet die Vertrau­lichkeit und den Schutz sensibler Informa­tionen.
Unternehmen können auf diese Weise den datenschutz­recht­lichen Anforde­rungen gerecht werden und das Vertrauen ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäfts­partner in Bezug auf den Datenschutz aufrecht­er­halten.

Extern oder Intern? Ein Vergleich Externer Datenschutz­be­auf­tragter vs. interner Datenschutz­be­auf­tragter

Kostenersparnis

Einen externen Datenschutz­be­auf­tragten zu beauftragen kann kosten­günstiger sein als einen internen Datenschutz­be­auf­tragten zu beschäftigen. Ein interner DSB erfordert regelmäßige Schulungen, Fortbil­dungen und eine kontinu­ierliche Weiter­ent­wicklung seiner Fähigkeiten, um auf dem neuesten Stand des Datenschutz­rechtes zu bleiben. Dies geht mit hohen Zeitauf­wen­dungen und Kosten für den Arbeitgeber einher. Externe Datenschutz­be­auf­tragte wiederum kommen für die regelmäßige Teilnahme an Fortbil­dungen und eine stete Erweiterung ihres Fachwissens selbst auf.

Fachwissen und Expertise

Externe Datenschutz­be­auf­tragte haben oft ein breites Fachwissen, da der Bereich Datenschutz und Datensi­cherheit ihre Kerntä­tigkeit ist. Dadurch sind sie auf dem neuesten Stand der Datenschutz­gesetze und -praktiken und verfügen über spezia­li­siertes Know-How. Im Gegensatz dazu kann ein interner Datenschutz­be­auf­tragter möglicherweise nicht über das gleiche Maß an Fachwissen verfügen, insbesondere wenn Datenschutz nicht sein primärer Verant­wor­tungs­bereich ist.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein externer Datenschutz­be­auf­tragter kann flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagieren, da sie ihre Ressourcen je nach Anforde­rungen skalieren können und in der Lage sind, die richtige Unterstützung zur richtigen Zeit zu bieten. Im Gegensatz dazu stehen einem internen Datenschutz­be­auf­tragten möglicherweise nur begrenzte Zeitfenster und Ressourcen zur Verfügung, wodurch es schwer sein kann, mit plötzlichen Anforde­rungen oder einem wachsenden Arbeits­umfang Schritt zu halten.

Unabhängigkeit und Neutralität

Externe Datenschutz­be­auf­tragte agieren eher unabhängig und neutral, da sie nicht in die internen Prozesse oder Hierarchien des Unternehmens involviert sind. Dies stellt ein gewisses Maß an Objektivität und Unpartei­lichkeit sicher. Dadurch können die Datenschutz­belange des jeweiligen Unternehmens neutral bewertet und effektive Empfeh­lungen ausgesprochen werden.

Kosten­er­sparnis   •   Flexibilität   •   Skalier­barkeit   •   Unabhän­gigkeit

Netzwerke im Datenschutz

Als externe Datenschutz­be­auf­tragte arbeite ich mit einer Vielzahl von Unternehmen, Rechts­an­wälten, Vereinen und anderen Organi­sa­tionen zusammen und habe dadurch Zugang zu einem breiten Netzwerk von Fachleuten und Experten.

Auf diese Weise kann ich bewährte Verfahren und Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Organi­sa­tionen in meine täglich Arbeit einfließen lassen, was zu einer erweiterten Perspektive und einem reichhaltigen Erfahrungs­schatz führt.

Ein interner Datenschutz­be­auf­tragter kann unter Umständen nicht auf ein solch umfassendes Netzwerk zugreifen.

Die Zusamme­n­arbeit mit einem externen Datenschutz­be­auf­tragten kann eine attraktive Option für Unternehmen und Vereine sein – insbesondere für solche, die über begrenzte interne Ressourcen oder spezielle Anforde­rungen verfügen.

Darüber hinaus stellt eine Zusamme­n­arbeit mit einem externen Datenschutz­be­auf­tragten ein hohes Maß an Fachwissen, Unabhän­gigkeit und Flexibilität sicher, um den Anforde­rungen der DS-GVO und aller weiteren datenschutz­recht­lichen Vorgaben umfänglich gerecht zu werden.

Mitglied­s­chaften

GDD-Mitgliedschaft

Mitglied in der GDD e.V.

Der GDD e.V. (Gesell­schaft für Datenschutz und Datensi­cherheit) ist ein gemein­nütziger Verein im Bereich Datenschutz und Datensi­cherung, der sich für eine praxisnahe Ausgestaltung des Datenschutz­rechts einsetzt und die Weiter­bildung auf diesem Gebiet fördert. Er organisiert regelmäßig Schulungen, Seminare und Konferenzen, bei denen aktuelle Entwick­lungen und Best Practices im Datenschutz diskutiert werden. Diese Veranstal­tungen bieten den Mitgliedern die Möglichkeit, ihr Fachwissen zu erweitern.

BVD-Mitgliedschaft

Mitglied im BVD e.V.

Der Berufs­verband der Datenschutz­be­auf­tragten Deutschlands (BVD) e.V. ist eine bedeutende Organi­sation für Datenschutz­be­auf­tragte in Deutschland. Er fördert den Austausch von Wissen und Erfahrungen, setzt sich für die Interessen der Datenschutz­be­auf­tragten ein und unterstützt ihre berufliche Weiter­ent­wicklung. Eine Mitglied­schaft im BVD e.V. trägt dazu bei, auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Datenschutz­kom­petenz auf einem hohen Niveau zu halten.

Externer Datenschutzbeauftragter - Fortbildungen

Die Pflicht des externen Datenschutz­be­auf­tragten zur regelmäßigen Weiter­bildung


Datenschutz­be­auf­tragte sind nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO zu regelmäßigen Fortbil­dungen verpflichtet, um ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten, mit neuen Heraus­for­de­rungen Schritt zu halten und ihre Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz und Datensi­cherheit entsprechend zu erweitern.

Die rechtlichen und regula­to­rischen Anforde­rungen im Bereich des Datenschutzes und der Datensi­cherheit unterliegen einem ständigen Wandel. Durch techno­lo­gische Weiter­ent­wick­lungen und dem fortwäh­renden Einsatz neuer Datenver­a­r­bei­tungs­me­thoden entstehen immer wieder neue Datenschutz­her­aus­for­de­rungen. Demnach ist nur durch eine kontinu­ierliche Weiter­bildung sicher­ge­stellt, dass Datenschutz­be­auf­tragte ihre Rolle effektiv ausfüllen und den Schutz personen­be­zogener Daten beim jeweiligen Auftraggeber gewähr­leisten können.

Warum Datenschutz und Datensi­cherheit einem ständigen Wandel unterliegen

Datenschutz­maß­nahmen müssen kontinu­ierlich überprüft, angepasst und verbessert werden, um den aktuellen techno­lo­gischen, rechtlichen und geschäft­lichen Anforde­rungen gerecht werden zu können. Mit dem Fortschreiten der Technologie entstehen ständig neue Möglich­keiten zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung personen­be­zogener Daten.

Künstliche Intelligenz

Ob künstliche Intelligenz, Internet of Things (IoT) oder Big Data Analytics – personen­be­zogene Daten lassen sich auf zunehmend anders­artige Weise verarbeiten. Ein proaktiver Ansatz und eine laufende Überwachung der Entwick­lungen sind demnach unabdingbar, um die personen­be­zogenen Daten betroffener Personen angemessen zu schützen.

Neue Gerichts­ent­schei­dungen und Rechtsprechung haben einen erheblichen Einfluss auf den Datenschutz und die Art und Weise, wie Unternehmen personen­be­zogene Daten verarbeiten dürfen.

Daher müssen Datenschutz­praktiken regelmäßig überprüft und gegebe­nenfalls angepasst werden, um den aktuellen rechtlichen Rahmen­be­din­gungen zu entsprechen.

Des Weiteren zeigen neue Arten von Bedrohungen und Angriffen auf die Cyber-Security Schwach­stellen in den Datenschutz­maß­nahmen auf. Um mit diesen Entwick­lungen Schritt halten zu können, gilt es, den Datenschutz im Unternehmen (oder im Verein) regelmäßig zu überprüfen und entsprechend zu aktuali­sieren, um aktuell angemessene Sicher­heits­maß­nahmen zu implemen­tieren und Datenschutz­ver­let­zungen zu verhindern.

Auch Verände­rungen in den Geschäfts­mo­dellen- und strukturen, wie zum Beispiel der Übergang zu Cloud-Diensten, Outsourcing oder der verstärkte Einsatz von Drittan­bietern, haben Auswir­kungen auf den Datenschutz. Hier gilt es, angemessene Datenschutz­ver­ein­ba­rungen mit den jeweiligen Partnern und Dienst­leistern zu treffen und den entspre­chenden Kontroll­pflichten nachzu­kommen.

DSB Luther

© 2024 Externer Datenschutz & DSGVO Compliance Franziska Luther, M.A. phil. | Telefon ✆ 0157 / 5728 1714


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