Umsetzung des betrieblichen Datenschutzes Auskunftsersuchen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten & TOMs
Die Umsetzung des betrieblichen Datenschutzes in Bezug auf die Themen Auskunftsersuchen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs) erfordert eine systematische Herangehensweise.
Den betrieblichen Datenschutz effektiv umsetzen
Die erfolgreiche Umsetzung des betrieblichen Datenschutzes erfordert ein tiefes Verständnis der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen und Best-Practice-Erfahrung.
Dies kann von der Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten, der regelmäßigen Schulung von Mitarbeitern im Datenschutz bis hin zur Implementierung einer geeigneten Datenschutzmanagement-Software reichen.
Eine umfassende Herangehensweise garantiert dabei nicht nur eine datenschutzkonforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten, sondern stärkt auch das Vertrauen in das Unternehmen und verringert zugleich potenzielle Risiken und Sanktionen.
Alles greift ineinander Auskunftsersuchen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
VVT – Fundament für Anfragen
Im Rahmen von Auskunftsersuchen — gemäß Datenschutz-Grundverordnung — müssen Unternehmen jederzeit in der Lage sein, betroffenen Personen umfassende Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bereitzustellen. Eine effiziente Umsetzung erfordert nicht nur eine klare Dokumentation aller betrieblichen Verarbeitungsprozesse im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), sondern auch gut strukturierte Prozesse und Kommunikationswege, um solche Anfragen zeitnah und entsprechend der Vorgaben zu beantworten.
Grundgerüst des betrieblichen Datenschutzes
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) bildet das Grundgerüst des betrieblichen Datenschutzes — und ist nicht nur bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen maßgeblich. Die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung des VVT ermöglicht zum einen die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und zum anderen auch eine transparente Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse in denen personenbezogene Daten involviert sind.
Das VVT ist unter anderem auch Grundlage für die Identifizierung von Schwachstellen und der Implementierung effektiver technischer und organisatorischer Maßnahmen (sogenannter TOMs). Die TOMs sollten sorgfältig auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein und die Bereiche, wie Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und Datenspeicherung angemessen abdecken.